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Great works are performed not by strength, but by perseverance

电脑文件的高效管理

如果你是一个经常跟电脑打交道的人,毋庸置疑你需要处理非常多种类和数量的文件。有些文件的格式五花八门,文件名也是错综复杂。有时候,你可能会因为突然看不懂某个文件里保存着什么内容,或者忘记了某个文件存放在哪个文件夹而困扰。然后花费大量时间去翻阅各个文件夹,也可能一时眼快略过了你想要找的文件,最后白白浪费了精力和时间,还多了几分烦恼。看到这里,想必大家已然意识到高效管理自己的电脑文件绝非无用之举。那么就让我来分享一些如何高效管理电脑文件的经验,也许你会受益匪浅。

在开始之前我们先思考三个问题:

我们为什么要管理好自己的电脑文件?

管理好自己的电脑文件,一方面可以提高我们的工作效率,节约我们在查找文件上花费的时间。时间就是金钱,时间即是生命。另一方面,也可以使我们工作得更加愉快、流畅,从而提升我们的竞争力。

一个好的管理电脑文件的标准是什么?

  • 能够让我们一看到文件名就知道保存着什么内容;
  • 能够让我们一想用某个文件就知道在哪个文件夹;
  • 能够让我们快速、正确地找到我们想要的文件。

哪些因素会影响我们管理文件的效率?

  • 文件命名;
  • 文件分类;
  • 习惯养成。

那么接下来就可以按照以上这三个因素来高效地管理自己的文件,具体可以分成以下三个方面。

1、文件命名

一个好的文件名可以让你快速想起文件里存放着什么内容,这无形中就为你节约了大量的时间。因为你再也无需打开文件才知道这个文件里面到底是什么内容。另外,如果你记得你所需文件的文件名,你还可以通过电脑的资源管理器进行磁盘搜索。只要你输入的文件名关键词无误,最终一定能找到你所需的文件。这里我提供一个文件命名的规范以供大家参考。这个命名规范中包含了日期、文档名、关键词。

日期_(文档名)_(关键词)

  • 日期:在文件里加注了日期,我们就可以根据日期进行排序或者根据日期快速定位所需的文件。
  • 文档名:这个文档名就是我们平时习惯的命名格式,根据自己对文件内容来定。
  • 关键词:文件命名中的关键词是我们区分文件的关键,也是提升文件管理效率的关键。关键词必须既能概括文件内容,又能使该文件与其他类似文件区分开来。

2、文件分类

影响管理文件效率的另外一个因素就是文件分类。换句话说,其实就是文件夹的命名和文件归属的问题。对于不同类型、不同用途、不同时间段的文件,应当存放在不同的文件夹下,方便查找。

我们怎样给自己的文件进行分类呢?

扁平化是一种非常适合用来做文件分类的管理模式。在这里,我们可以把文件夹分为三层:项目、时间段、文件内容。

项目/时间段/文件内容

  • 项目:项目文件夹的命名就是我们工作的属性,比如:楼盘开发工程、道路建设工程等等。
  • 时间段:在项目文件夹下,应该再加一个时间段文件夹,来存放不同时间段产生的数据和文件。
  • 文件内容:这个文件夹的命名直接与文件内容的性质相关,它之下就是我们分类之后的文件。

3、习惯养成

在我们已经做好了文件命名和分类的工作之后,我们还需要培养一些日常管理电脑文件的习惯。

  • 认真为每一个文件按照命名规范来命名;
  • 每天结束工作之前清理自己的桌面和下载区;
  • 在产生文件的过程中只保留终稿;
  • 及时检查并清理回收站。

虽然这些都是一些很琐碎的工作,但是细节决定成败。如果我们能做好这些工作,那我们就可以轻松、高效地管理好自己的文件。在节省了自己时间的同时,又能帮助我们更好地工作和生活,获得更多的机会和能力。

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